Enviar un correo electrónico certificado tiene la misma validez que un correo en físico y lo mejor es que te permite dejar constancia de que se llevó a cabo la comunicación. Descubre los beneficios que ofrece y los pasos a seguir para enviar este tipo de correo.
Cómo enviar un correo electrónico certificado
El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas para comunicarse tanto en el ámbito personal como profesional. A través de estos mensajes electrónicos se puede transmitir información de forma rápida y eficiente, así como agilizar las actividades diarias.
Para esos casos en que se quiera enviar información confidencial o dejar constancia de que se realizó la comunicación, lo más recomendable es enviar un correo electrónico certificado con el fin de garantizar distintos aspectos del envío y recepción.
Si quieres que tus correos electrónicos tengan mayor validez y asegurarte que se produjo la comunicación con el receptor, sigue leyendo, te enseñamos cómo enviar correo certificado de forma segura.
Beneficios del correo electrónico certificado.
Al enviar correo certificado podrás dejar constancia que la comunicación entre el emisor y el receptor se llevó a cabo. Certifica el contenido que incluye el mail, la documentación adjunta, identificación del emisor, hora de envío y si el destinatario lo recibió o no.
A diferencia de los correos electrónicos no certificados, este tipo de mensajes electrónicos brinda mayor seguridad y cuenta con certificación de transmisión al momento de enviar una comunicación, además sirve de prueba fehaciente de entrega ante terceros.
En casos de reclamos, cobros, notificaciones judiciales, demandas o convenios de pago, el correo electrónico certificado es una excelente opción para dejar constancia que se notificó al receptor de la situación, sirviendo de prueba ante problemas judiciales o transacciones comerciales.
Pasos para enviar un correo electrónico certificado.
Para enviar correo certificado con el mismo valor legal y jurídico que un correo físico con acuse de recibo, el procedimiento es el siguiente:
1. Selecciona un proveedor de correo certificado.
El primer paso para enviar correo certificado es elegir un proveedor seguro que ofrezca este tipo de servicios. Existen distintas opciones en el mercado, sólo debes seleccionar la que mejor se ajuste a tus necesidades.
Algunos proveedores de servicio, como, por ejemplo, SealMail de TechnoKey, permite consultar en tiempo real el estado de una notificación electrónica certificada e incluye servicio desplegado en la nube y soporte técnico.
2. Regístrate en la plataforma del proveedor de servicio
Una vez hayas decidido cuál proveedor de servicio de correo electrónico certificado utilizarás, el siguiente paso es registrarse en su plataforma para obtener una cuenta.
Sólo debes ingresar a la página web del proveedor de servicio, proporcionar los datos solicitados para crear una cuenta, seleccionar el servicio que deseas adquirir y configurar las preferencias de seguridad de los correos electrónicos configurados.
3. Inicia sesión en tu cuenta del proveedor de servicio.
Si tienes cuenta con un proveedor de servicio el procedimiento para enviar un correo electrónico certificado inicia desde este punto. Ingresa a la página web del proveedor e inicia sesión en tu cuenta para acceder a la plataforma.
4. Redacta el correo electrónico certificado que deseas enviar
Una vez ingreses a la plataforma del proveedor de servicio de correo electrónico certificado selecciona la opción “Crear mensaje” o “Nuevo mensaje” y te encontrarás con una interfaz similar a cualquier servicio de email (Gmail, Outlook, Yahoo, HubSpot, Zojo Mail)
Redacta el mensaje del correo y asegúrate de completar todas las casillas (mail del destinatario, asunto, fecha de envío y cualquier otro detalle relevante). También tienes la opción de adjuntar cualquier tipo de documento, imagen o el archivo de tu preferencia.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es establecer la configuración de seguridad y entrega del correo electrónico certificado antes de enviarlo. Por ejemplo: guardar copias del mensaje, activar alertas, enviar recordatorios, cifrado de extremo a extremo, entre otros.
5. Envía el correo certificado
Luego de redactar el correo electrónico certificado y verificar todos los detalles de seguridad, debes seleccionar la opción “Enviar”. La plataforma se encargará de garantizar la autenticidad del mensaje.
Ese correo electrónico certificado incluye un registro de envío y recepción, así como una técnica de cifrado que permite detectar adulteraciones tanto del mensaje como de los archivos adjuntos. Por ello, se puede obtener información en tiempo real sobre el envío y recepción de la comunicación.
Con nuestro servicio de SealMail encontrarás la mejor solución para enviar un correo certificado. Al registrarte y utilizar su servicio obtendrás un documento electrónico testigo con la trazabilidad del envío y lo mejor, es que se maneja de forma similar a una bandeja de correo tradicional, puedes encontrar mas soluciones digitales aquí.
