Cómo hacer la firma digital de un documento
La firma digital es un recurso indispensable en la automatización de procesos. Además de validar y garantizar la integridad del documento firmado, permite ahorrar tiempo en las actividades que se realizan y mejora la seguridad en el intercambio de información.
Ya no tendrás que perder tiempo imprimiendo un documento, para luego firmarlo, escanearlo y enviarlo. Con la esta firma podrás simplificar estos pasos y sólo tendrás que incluir la firma en el documento garantizando así su autenticidad.
Conoce en detalle todos los beneficios que ofrece y cómo hacer la firma digital en un documento de forma rápida y sencilla.
¿Qué es la firma digital de un documento?
Es una técnica empleada para garantizar la autenticidad e integridad de un documento digital, mensaje o programa, así como asegurar la identidad del firmante.
Equivale a una firma manuscrita, pero está asociado a un conjunto de datos y mecanismos criptográficos que permiten demostrar al receptor que el emisor del documento es real y que el contenido no ha sido alterado.
Pasos para hacer la firma digital de un documento.
Una de las preguntas más frecuentes de los usuarios que quieren validar un documento electrónico es cómo hacer la firma digital, una opción muy común que se suele utilizar es firmar en una hoja de papel aparte y escanearlo para guardar la imagen e insertarla en el documento. Este procedimiento se conoce como firma electrónica.
La principal diferencia entre la electrónica y la digital es la validez legal y jurídica que le aporta a un documento. Si quieres tener un sello de autenticación electrónico cifrado y autenticar tus documentos de forma legal, sigue leyendo, te enseñamos los pasos a seguir para hacer la firma digital.
1. Obtener un certificado digital de firma.
El primer paso para hacer la firma digital de un documento es sacar un certificado digital de firma emitido por una Autoridad de Certificación o entidad confiable. Esta certificación permite asociar la firma a la identidad de una persona.
Puedes obtener el certificado digital para firmar de forma presencial o en línea con sólo presentar los requisitos exigidos. Una vez tramitado se generará un archivo descargable que se instala en el navegador para avalar su identidad en la red.
Con este certificado tienes la posibilidad de realizar distintas gestiones, principalmente identificarse en la red de forma segura y hasta firmar documentos de forma rápida y sencilla.
Un aspecto importante a tener en cuenta es que, el certificado firmado digitalmente al igual que cualquier otro documento puede ser revocado bajo ciertas circunstancias. Así mismo, tiene un período específico de validez y debe ser renovado cada cierto tiempo por el firmante.
2. Instala un software de firma digital
Para agilizar el proceso de firmar un documento digitalmente debes instalar un software de firma digital. Tienes muchas opciones disponibles en la web, tanto de forma gratuita como de pago, las cuales te garantizan aplicar la firma de manera fácil y segura.
3. Agrega la firma al documento
Una vez tengas el certificado digital y hayas instalado el software para firmar, el siguiente paso es abrir el documento que deseas autenticar. Luego, elige la opción de firmar digitalmente en el programa.
Por lo general, aparece “firma digital”, “Rellenar y firmar” o “Firmar” en el menú herramienta. Las opciones pueden variar dependiendo del formato del documento y del programa que se utilice para agregar la firma.
Antes de hacer la firma digital en el documento es importante que configures todo lo relacionado a la firma, por ejemplo, la posición en el documento, tamaño y otros detalles que considere necesario incluir (fecha, razón de la firma, nombre)
Al firmar el documento verifica que esté en el lugar adecuado. El software se encargará de todo lo relacionado a la encriptación de la firma y que se encuentre asociada al documento de forma correcta para garantizar su autenticidad.
El software o aplicación utilizada para hacer la firma digital utilizará la clave del certificado para codificar la información y creará otro documento electrónico codificado firmado.
4. Revisa el documento firmado y guarda los cambios
Al generarse el documento electrónico firmado, el próximo paso es guardarlo y luego compartirlo con el destinatario por correo electrónico o a través de plataformas en línea.
Como puedes observar, en unos simples pasos podrás hacer la firma digital de un documento y olvidarte de tediosos trámites en papel que generan pérdida de tiempo y dinero. Lo mejor de todo, es que el documento enviado tiene la misma validez legal que uno firmado de manera manuscrita.
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